AI Recruitment Intake: van Inbox naar Kandidaat
Elke sollicitatie-e-mail automatisch verwerken: gegevens compleet maken, beleid toepassen en kandidaten veilig en snel registreren.
In deze organisatie kwamen sollicitaties binnen via e-mail — van kandidaten, bureaus en collega’s — vaak met bijlagen, CV-links en meerdere talen door elkaar. HR moest elke mail handmatig beoordelen: is dit écht een sollicitatie, zijn gegevens compleet, voldoet iemand aan de voorwaarden, en hoe gaat dit netjes het HR-systeem in? We hebben dit proces omgebouwd tot een gecontroleerde intake-flow. Elke e-mail wordt automatisch herkend als sollicitatie (of niet), samengevat en omgezet naar gestructureerde kandidaat- en vacaturegegevens. Vervolgens worden beleidsregels toegepast: ontbrekende informatie wordt uitgevraagd, kandidaten buiten de EU worden netjes afgewezen volgens regelgeving, en valide nieuwe sollicitanten worden automatisch geregistreerd in het HR-systeem — inclusief CV. Alle e-mails krijgen een duidelijke status en worden in de juiste map geplaatst. HR hoeft alleen nog uitzonderingen te behandelen. Resultaat: snelle doorlooptijd, consistente communicatie, en minder risico op fouten of non-compliance.
Wat we oplosten
| Probleem | Voor | Na |
|---|---|---|
| Geen handmatige inbox-triage meer | HR moest elke e-mail lezen en bepalen of het een sollicitatie was en wat ermee moest gebeuren. | Elke e-mail krijgt automatisch een status en route: verwerkt, info gevraagd, human review of afgewezen. |
| Minder heen-en-weer mailen om ontbrekende info | Onvolledige sollicitaties zorgden voor veel opvolgmails en vertraging. | Ontbrekende gegevens worden direct uitgevraagd met een duidelijke, professionele mail. |
| Compliance rond werkgeschiktheid geborgd | Regels rond inzetbaarheid (EU/EEA) moesten handmatig bewaakt worden, met risico op fouten. | Kandidaten buiten de toegestane regio worden automatisch en netjes afgewezen volgens beleid. |
| Minder dubbele aanmeldingen en ruis | Terugkerende sollicitanten konden opnieuw het proces in gaan zonder dat dit direct zichtbaar was. | Terugkerende sollicitanten worden herkend en direct naar human review gestuurd. |
Highlights
- Snellere intake: automatische classificatie, validatie en routing van elke mail
- Consistente kandidaat-ervaring: bevestiging, extra info verzoek of afwijzing in de juiste taal
- Minder HR-administratie: kandidaat wordt automatisch geregistreerd inclusief CV
- Beleid ‘first-match-wins’: één duidelijke beslissing per mail, geen half werk
- Uitzonderingen blijven veilig: niet-sollicitaties en twijfelgevallen gaan naar human review
- Evaluatiemodus: kwaliteit is meetbaar met tests en scoring tegen ‘ground truth’
Resultaten
Impact is afhankelijk van mailvolume, type vacatures en kwaliteit van binnenkomende sollicitaties. Percentages zijn gebaseerd op gemiddelde handelingen per sollicitatie in een handmatig proces vs. geautomatiseerde intake met human review voor uitzonderingen.
Procesflow
Technologie
Wat klanten zeggen
“We verliezen geen tijd meer aan het uitpluizen van de inbox. Alles wordt automatisch gesorteerd en de juiste vervolgstap wordt al gestart.”
“Kandidaten krijgen sneller antwoord en we hebben veel minder administratieve handelingen per sollicitatie.”