AI-gestuurde Inbox Automatisering voor Leads & Service
Elke inkomende e-mail automatisch classificeren, structureren en doorzetten naar het juiste proces.
Binnen deze organisatie in de verwarmings- en energiesector kwamen alle aanvragen binnen via e-mail: nieuwe leads, serviceverzoeken, formulierinzendingen en opvolgmails. Medewerkers moesten elke mail handmatig lezen, classificeren, gegevens overnemen in systemen en doorsturen naar de juiste afdeling. We hebben van de inbox een geautomatiseerde intake-machine gemaakt. Elke e-mail wordt automatisch samengevat, geclassificeerd (Lead, ServiceRequest of Other), gekoppeld aan de juiste klant en doorgestuurd naar de juiste workflow. Leads worden verrijkt met gestructureerde gegevens zoals verwarmingsoppervlak en energieverbruik. Serviceverzoeken worden gevalideerd en automatisch toegewezen aan de juiste regionale vertegenwoordiger op basis van postcode. Ontbreekt er informatie? Dan vraagt het systeem dit automatisch uit en plant het herinneringen in. Alle gegevens worden centraal gelogd en gesynchroniseerd naar rapportages. Resultaat: geen inbox-chaos meer, maar een gecontroleerd en schaalbaar proces.
Wat we oplosten
| Probleem | Voor | Na |
|---|---|---|
| Geen handmatige inbox-triage meer | Medewerkers bepaalden handmatig of een mail een lead of serviceverzoek was. | E-mails worden automatisch geclassificeerd en gerouteerd binnen seconden. |
| Minder incomplete leads | Sales moest ontbrekende gegevens nabellen of terugmailen. | Ontbrekende info wordt automatisch gedetecteerd en uitgevraagd. |
| Correcte regionale routing | Serviceverzoeken werden vaak verkeerd doorgestuurd. | Toewijzing gebeurt automatisch op basis van postcode en regio. |
| Geen losse Excel-overzichten meer | Leads werden handmatig bijgehouden in spreadsheets. | Rapportage wordt automatisch bijgewerkt met actuele status en samenvatting. |
Highlights
- Snellere opvolging: elke mail krijgt direct een route en status
- Betere leadkwaliteit door automatische kwalificatie en ontbrekende-info checks
- Minder service-ruis: verzoeken gaan direct naar de juiste regio of afdeling
- Consistente communicatie: automatische replies en duidelijke escalaties naar human review
- Bestaande klantherkenning: sneller en vollediger verwerken van terugkerende klanten
- Volledige traceerbaarheid: inzicht in status, besluiten en doorsturing per case
Resultaten
Gebaseerd op gemiddelde verwerkingsduur per e-mail en wekelijkse volumes. Werkelijke impact varieert per organisatie.
Procesflow
Technologie
Wat klanten zeggen
“We besteden geen ochtenden meer aan het sorteren van e-mails. Alles is al gestructureerd en doorgestuurd voordat we de inbox openen.”
“De leadkwaliteit is merkbaar beter omdat ontbrekende informatie automatisch wordt uitgevraagd.”