Mailbox-to-Order Automation
Van inkomende e-mail naar aangemaakte ERP-order — automatisch, gecontroleerd en zonder handmatig overtypen.
Binnen deze B2B-organisatie kwamen offertes en purchase orders binnen via e-mail, vaak met meerdere bijlagen en ongestructureerde informatie. Medewerkers verwerkten dit handmatig: klantgegevens opzoeken, orders aanmaken in het ERP en interne opmerkingen toevoegen. Dit kostte tijd en leidde tot fouten. We hebben dit volledige intakeproces geautomatiseerd. Elke relevante e-mail wordt automatisch geanalyseerd, ordergegevens worden gestructureerd, de juiste klant wordt herkend en direct een order wordt aangemaakt in het ERP. Medewerkers behandelen alleen nog uitzonderingen. De klant ontvangt automatisch een professionele bevestiging. Resultaat: minder handwerk, minder fouten en aanzienlijk snellere verwerking — met volledige controle en transparantie.
Wat we oplosten
| Probleem | Voor | Na |
|---|---|---|
| Handmatig overtypen verdwijnt | Orders uit e-mail en PDF’s werden handmatig ingevoerd in het ERP. | Orders worden automatisch aangemaakt met correcte klant- en adresgegevens. |
| Inbox-gestuurde chaos stopt | Status en opvolging waren afhankelijk van wie de e-mail las. | Elke e-mail krijgt een duidelijke status: verwerkt, fout of menselijke review. |
| Minder contact- en adresfouten | Factuur- en aflevergegevens werden inconsistent ingevoerd. | Contactgegevens worden automatisch herkend en correct gekoppeld. |
Highlights
- Orders worden direct en consistent verwerkt — zonder handmatige invoer of dubbel werk
- Snellere klantbevestiging, met een professionele en uniforme communicatieflow
- Minder fouten in klant-, factuur- en aflevergegevens door automatische herkenning
- Uitzonderingen gaan gecontroleerd naar menselijke review — geen verborgen missers
- Bestaande klant wordt herkend zodat verwerking sneller en completer is
- Audit trail per order: helder te zien wat er gebeurde, wanneer, en waarom
Resultaten
Besparing gebaseerd op gemiddelde verwerkingstijd per order en weekvolume. Exacte resultaten verschillen per organisatie.
Procesflow
Technologie
Wat klanten zeggen
“De automatisering bespaart ons team ongeveer 15 minuten per RFQ en zorgt dat orders veel sneller worden verwerkt.”
“Het team kan zich nu volledig richten op klanten en sales in plaats van administratieve taken.”
