De situatie
Elke inkomende e-mail belandde in één gedeelde inbox: sales-leads, serviceverzoeken, websitereacties en follow-ups door elkaar. Teams lazen elk bericht handmatig, bepaalden de intentie, kopieerden gegevens naar systemen, routeerden aanvragen naar het juiste regionale team en hielden de voortgang bij in spreadsheets.
Naarmate het e-mailvolume groeide, leidde dit tot tragere reactietijden, gemiste of slecht gekwalificeerde leads, verkeerde regionale routering en oplopende coördinatiekosten over sales en service heen.
Wat we bouwden
We herbouwden het proces als één AI-gedreven inbox-orkestratielaag. Inkomende e-mails worden automatisch samengevat, geclassificeerd, gekoppeld aan het juiste klantrecord en doorgezet naar de juiste workflow.
De pipeline regelt verrijking, validatie en opvolging zonder handmatige input: leads kwalificeren, serviceverzoeken valideren, routeren op postcode en regio, ontbrekende informatie opvragen, herinneringen inplannen en status synchroniseren met de gedeelde rapportage.
Het resultaat
Handmatige inbox-verwerking nam af met zo’n 25 uur per week. Eerste reacties gaan nu in ongeveer 3 minuten de deur uit in plaats van uren, en routering naar het juiste team gebeurt automatisch bij binnenkomst. Sales- en serviceteams richten zich nu op gekwalificeerde opvolging en uitzonderingen in plaats van inbox-sortering en spreadsheet-updates.
