AI Document Automation voor Voorraad, Shipping & LC/Incasso
Binnenkomende documenten uit e-mail automatisch verwerken tot bruikbare output: voorraadimports, containerindelingen, verzendlabels en LC/Incasso-dossiers — snel, consistent en gecontroleerd.
In deze B2B-omgeving kwamen cruciale documenten dagelijks via e-mail binnen: gescande (handgeschreven) voorraadlijsten, paklijsten, verzendoverzichten en LC/Incasso-documenten. Medewerkers moesten dit handmatig omzetten naar Excel, containers indelen op gewicht, verzendlabels maken en financiële documenten samenstellen op basis van klantvoorwaarden. Dat is foutgevoelig, kost tijd en zorgt voor vertraging in logistiek en administratie. We hebben deze inbox omgebouwd tot een documentverwerkingsstraat. Bijlagen worden automatisch herkend en verwerkt op basis van hun type en inhoud. Handgeschreven scans worden omgezet naar gestructureerde voorraadregels. Paklijsten worden automatisch gegroepeerd in containers binnen de gewenste gewichtsbandbreedtes. Verzendlabels worden gegenereerd in het juiste format. En bij LC/Incasso wordt uit klantdocumenten gehaald welke documenten en verklaringen nodig zijn, waarna een compleet dossier wordt opgebouwd in een gedeelde werkomgeving. Na verwerking krijgt de afzender automatisch een heldere terugkoppeling met resultaten en links naar de gegenereerde bestanden. Alleen uitzonderingen gaan naar menselijke review. Resultaat: kortere doorlooptijd, minder fouten, en een schaalbaar proces dat ook bij piekdrukte betrouwbaar blijft.
Wat we oplosten
| Probleem | Voor | Na |
|---|---|---|
| Handwerk op documenten verdwijnt | Scans, Excel-bestanden en klantdocumenten moesten handmatig worden omgezet naar bruikbare output. | Documenten worden automatisch verwerkt tot voorraadregels, containerindelingen, labels en dossiers. |
| Minder fouten in voorraad en verzending | Overtypen en handmatig sorteren leidde tot typefouten, inconsistenties en miscommunicatie. | Validaties en consistente verwerking verminderen fouten en afwijkingen. |
| Containerplanning niet meer op gevoel | Containerindeling op gewicht werd handmatig gemaakt en vaak opnieuw aangepast. | Automatische groepering binnen doel-gewichtsbanden levert direct een werkbaar plan. |
| LC/Incasso dossiers sneller en completer | Vereiste documenten en verklaringen werden handmatig uit lange klantdocumenten gehaald. | Vereisten worden automatisch herkend en het dossier wordt consistent opgebouwd. |
Highlights
- Automatische herkenning van documenttype per bijlage en de juiste vervolgstap zonder handmatige triage
- Snellere logistieke doorloop: voorraad → packing → labels in één flow
- Kwaliteitscontrole ingebouwd: validaties op cruciale velden en uitzonderingen naar human review
- Heldere terugkoppeling per e-mail: wat is gelukt, wat niet, en links naar outputbestanden
- Schaalbaar bij piekdrukte: meerdere bijlagen per e-mail worden parallel verwerkt en overzichtelijk gerapporteerd
- Betrouwbare verandering: regressietests met testcases zorgen dat verbeteringen geen bestaande flows breken
Resultaten
Impact is afhankelijk van documentmix (scans vs Excel vs LC/Incasso), mailvolume en interne werkwijze. Percentages zijn gebaseerd op het reduceren van handmatige omzetting, planning en documentproductie naar een geautomatiseerde flow met human review voor uitzonderingen.
Procesflow
Technologie
Wat klanten zeggen
“Wat eerder uren administratie vergde, gebeurt nu automatisch: containers worden op basis van paklijsten ingedeeld, verzendlabels aangemaakt, handgeschreven formulieren verwerkt en shippingdocumentatie voorbereid zodat alleen controlewerk overblijft.”
“De incasso- en LC-documenten worden nu voorbereid in plaats van handmatig opgebouwd. Ik hoef alleen nog te controleren. Dat scheelt uren per week en geeft veel meer zekerheid.”
