AI Document Automation voor Voorraad, Shipping & LC/Incasso
Binnenkomende documenten uit e-mail automatisch verwerken tot bruikbare output: voorraadimports, containerindelingen, verzendlabels en LC/Incasso-dossiers — snel, consistent en gecontroleerd.
In deze B2B-omgeving werd een volledig logistiek en financieel traject handmatig verwerkt.
Van handgeschreven voorraadformulieren tot paklijsten, containerindeling, verzendlabels en uiteindelijk LC- en incassodocumentatie.
Het team werkte nauwkeurig en volgens duidelijke procedures.
Maar vrijwel elke stap vroeg handmatige verwerking, interpretatie en invoer.
Dat betekende:
- Handgeschreven formulieren overzetten naar Excel
- Paklijsten handmatig indelen in containers op basis van gewicht en nummering
- Verzendlabels samenstellen op basis van pallet- en containerinformatie
- LC- en incassodossiers voorbereiden aan de hand van klantvoorwaarden en juridische documenten
De operatie draaide goed.
Maar het was arbeidsintensief, foutgevoelig bij piekdrukte en sterk afhankelijk van individuele concentratie.
In plaats van losse stappen te optimaliseren, is het volledige traject ingericht als één geïntegreerde documentverwerkingsstroom.
Handgeschreven formulieren worden automatisch omgezet naar gestructureerde voorraadregels.
Paklijsten worden automatisch gegroepeerd in containers binnen gedefinieerde gewichtsbandbreedtes.
Op basis daarvan worden verzendlabels gegenereerd.
De gegenereerde containerlijsten en klantdocumentatie vormen automatisch de basis voor een voorbereid LC- of incassodossier.
Per stap worden afwijkingen gemarkeerd.
Onzekerheden worden expliciet zichtbaar gemaakt.
De mens blijft eindverantwoordelijk.
Maar in plaats van invoeren en samenstellen, ligt de focus op controleren en accorderen.
AI doet het zware, repetitieve werk.
De operatie houdt regie.
Wat we oplosten
| Probleem | Voor | Na |
|---|---|---|
| Handwerk op documenten verdwijnt | Scans, Excel-bestanden en klantdocumenten moesten handmatig worden omgezet naar bruikbare output. | Documenten worden automatisch verwerkt tot voorraadregels, containerindelingen, labels en dossiers. |
| Minder fouten in voorraad en verzending | Overtypen en handmatig sorteren leidde tot typefouten, inconsistenties en miscommunicatie. | Validaties en consistente verwerking verminderen fouten en afwijkingen. |
| Tijdrovende containerplanning | Containerindeling op basis van gewichtsgrenzen werd handmatig samengesteld en waar nodig bijgesteld. | Automatische groepering binnen vooraf ingestelde gewichtsbandbreedtes levert direct een werkbare containerplanning op. |
| LC/Incasso dossiers sneller en completer | Vereiste documenten en verklaringen werden handmatig uit lange klantdocumenten gehaald. | Vereisten worden automatisch herkend en het dossier wordt consistent opgebouwd. |
Highlights
- Handgeschreven formulieren automatisch voorbereid en klaargezet ter controle
- Paklijsten automatisch ingedeeld in containers op basis van gewicht
- Honderden verzendlabels gegenereerd in minuten op basis van containerindeling
- LC- en incassodossiers van uren werk teruggebracht naar minuten, klaar voor review
- Foutgevoelige stappen structureel voorbereid en eenvoudig te controleren
Resultaten
Impact is afhankelijk van documentmix (scans vs Excel vs LC/Incasso), mailvolume en interne werkwijze. Percentages zijn gebaseerd op het reduceren van handmatige omzetting, planning en documentproductie naar een geautomatiseerde flow met human review voor uitzonderingen.
Procesflow
Technologie
Wat klanten zeggen
“Wat eerder uren administratie vergde, gebeurt nu automatisch: containers worden op basis van paklijsten ingedeeld, verzendlabels aangemaakt, handgeschreven formulieren verwerkt en shippingdocumentatie voorbereid zodat alleen controlewerk overblijft.”
“De incasso- en LC-documenten worden nu voorbereid in plaats van handmatig opgebouwd. Ik hoef alleen nog te controleren. Dat scheelt uren per week en geeft veel meer zekerheid.”
